Dicas Negativas

Oh Não! Tem algo errado com meu projeto!

Sabe aquele momento de tranquilidade onde tudo está bem, controlado e dentro do plano? Tudo vai muito bem e então, de surpresa, sem nenhum sinal, algo sai radicalmente do controle, mandando todo o planejamento pela janela. Este “momento de tranquilidade” é um dos momentos mais críticos para um projeto se o gerente e a equipe não souberem prestar atenção às dicas negativas.

Mas o que são dicas negativas? O conceito é simples: algo que deveria ter acontecido, mas não aconteceu. A ideia apareceu originalmente em livros de Sherlock Holmes, onde o famoso detetive soluciona um assassinato atentando para o que não aconteceu: O cão da família não latiu, o que indicava que o assassino frequentava a residência.

Prestar atenção ao que está acontecendo é natural, mas a maioria das pessoas não gasta muito tempo (ou tempo algum) observando o que não está acontecendo e por conta disso, muitas vezes, deixam de identificar perigos e problemas graves em seus projetos.

Mas como se aproveitar deste conceito dentro de gerenciamento de projetos? A base de todas as melhores práticas está no PDCA (o bom e velho Plan/Planejar, Do/Fazer, Check/Checar, Act/Agir), então a primeira forma de se aproveitar das dicas negativas é embutir o conceito nos ciclos de planejamento do projeto. Esta ideia não é particularmente nova. São os conhecidos gatilhos do gerenciamento de risco. Um gatilho é uma situação que indica a possibilidade/eminencia da ocorrência do risco previamente identificado e serve para iniciar os processos descritos no plano de contingência. Todo risco deve ter, portanto, um gatilho associado. Por exemplo, temos o risco de chover na hora da corrida, o gatilho seria a observação de 60% do céu nublado. Isso dispara (Haha! Entendeu? Gatilho! Dispara! Genial…) o plano de contingência para aquele risco (colocar os pneus de chuva em standby e avisar o piloto que em até duas voltas ele pode ser chamado ao pitstop).

A outra forma de utilizar essa ideia é mais complicada e vai exigir disciplina, esforço e experiência do gerente e sua equipe. Durante o desenvolvimento do projeto, o gerente vai precisar manter sua atenção também nas coisas que costumam ocorrer, mas não ocorreram e tentar identificar o motivo, como por exemplo (mas não limitadas à): O sponsor do projeto não entra em contato; um recurso essencial não enviou um relatório; uma parte interessada de grande poder não comentou sobre o escopo; um problema foi identificado mas nunca tratado pelo comitê de controle de mudanças; fornecedores com preços muito baixos ou que não tentam negociar muito. Neste caso, utilizar a experiência e definir portões internos – pontos de checagem – relativos a ocorrências comuns que quando não acontecem podem indicar problemas com o projeto pode ser uma boa ideia (como por exemplo, receber feedback das partes interessadas após o teste do protótipo).

E você? Tem algum caso em que a ideia de dicas negativas poderia ter facilitado a sua vida? Compartilhe nos comentários e até a próxima!